Começava assim:

"Desconfio que Satanás inventou o e-mail só para me infernizar. Desde que caí nessa armadilha criada pelo Maligno com o objetivo precípuo de transformar minha existência num vale de dívidas eternas, vivo sufocado pelas mensagens que chegam feito nuvens de gafanhotos."

Dá para entender o desconsolo dele. Essa ferramenta tão útil, valorosa e maravilhosa, que melhora nossa produtividade, agiliza nossa comunicação e auxilia a nos aproximar daqueles que estão longe pode se tornar um pesadelo se for mal utilizada. E não estou falando apenas de spam. Falo de pessoas que, definitivamente, não sabem usar o correio eletrônico como se deveria. O doutor reconhece isso:

"Com o passar dos anos, o correio eletrônico melhorou a performance e acelerou meu ritmo de trabalho com tanta fúria que se tornou imprescindível. Com o celular no bolso e a tela do computador à frente eu me sentia Clark Kent pronto para virar Super-Homem, assim que a ocasião se apresentasse.

Como eu, milhões de incautos embarcaram de corpo e alma nessa trama do Coisa Ruim, e a popularização trouxe a banalização, sua companheira inseparável. Basta um conhecido receber um desses malditos textos musicados ou uma gracinha qualquer, e você ter o infortúnio de fazer parte da lista de vítimas preferidas dele, pronto: é mais uma bobagem para ler, no meio dos assuntos sérios. Como não é fácil adivinhar o conteúdo do arquivo recebido sem abri-lo, você fica tamborilando na mesa enquanto aguarda aqueles bites inúteis se materializarem na tela."

Vítimas. Sim, parece que alguns remetentes nos escolhem como vítimas para despejar lixo em nossa caixa de entrada. Segue o texto:

"No início, até que os atrasos para esvaziar minha caixa de entrada eram razoáveis: um assunto menos importante, uma resposta que podia esperar ou um recado que ficava dois ou três dias sem ser lido; nada que tomasse muito tempo para colocar em ordem. Com o passar dos anos, no entanto, os tentáculos desse polvo eletrônico me enlaçaram até a asfixia. Minha caixa de entrada virou calamidade pública.

Por isso, quero pedir desculpas a meus credores; procurei ser bom filho, bom pai, bom marido e cidadão cumpridor dos deveres, mas, antes de perder a razão, decidi comunicar-lhes que meu e-mail entrou em concordata por tempo indeterminado."

Será, Dr. Drauzio? Um médico que atua também na comunicação vai mesmo se dar ao luxo de abrir mão dessa ferramenta tão importante? Não acredito nisso, pois no final do texto, lá estava seu email para contato, como é praxe em sua coluna na Folha e em tantos outros veículos.

Acho que, ao invés de tomar essa decisão tão radical, talvez seja mais fácil adotar algumas medidas práticas para usufruir do correio eletrônico de modo sadio. Eu não penso que o Dr. Drauzio acredite realmente que voltar para os selos e fax seja a melhor saída.

Algumas dicas básicas:

1. Use um bom software de emails em seu computador, que tenha visual limpo e que seja bem personalizável.
2. Se o volume de emails é grande e o número de contas que você tem já não cabe mais nos dedos das mãos, canalize tudo para o "saco sem fundo" do Gmail. Se seu business depende de correspondência eletrônica, invista num serviço pago, use IMAP e redirecione todos os seus emails para esse local. Mandic e Locaweb tem bons serviços nesse sentido.
3. Use filtros no próprio servidor / webmail, além de um bom antispam.
4. Cuidado com serviços como o Antispam do UOL, que mais irrita seus correspondentes do que ajuda.
5. Use pastas, subpastas, e, se for preciso, subsubpastas. Organize tudo para achar qualquer coisa depois sem sacrifício.
6. Para muitos executivos, responder um email tão logo ele chegue pode ser crucial em certos negócios. Se for esse seu caso, adote aparelhos com serviço Push, como o Blackberry. Chegou, apitou.
7. Não deixe mensagens se acumularem para não ter que respondê-las nos momentos em que você se dedicaria ao lazer e descanso. Erro principal do Dr. Drauzio, que o fez ver a tecnologia como um artifício de Satanás. Aprenda a gerenciar seu tempo!

Em tempos onde emails são cada vez mais lidos e escritos em dispositivos móveis, valem umas dicas adicionais:

1. Adote em sua rotina o uso de emails em formato texto. Mais leves e limpos. As conexões móveis agradecem.
2. Baixe, em primeira instância, apenas o header das mensagens. Marque então as importantes e só então mande baixá-las. Gastar dinheiro baixando spam é de lascar.
3. O header, ou campo "assunto", é *muito* importante. Use-o de forma que já adiante o assunto da mensagem. Comigo, emails com títulos vagos como "Olá Bia" tem altas chances de ficar para mais tarde.
4. E-mails com anexos .pps estão configurados para ir automaticamente para a lixeira ainda no servidor. Tenho absoluta certeza que nunca perdi nada...
5. Correntes, boatos... não fique repassando. Todo dia recebo textos que o Jabor ou o Verissimo nunca escreveram, trechos de livros que o Edir Macedo nunca escreveu, alertas falsos, mobilizações e campanhas inócuas... você mandaria isso por carta? Por fax? Então não mande por e-mail. E dê esporro em quem o fizer!

Minhas últimas semanas, dedicadas à uma exaustiva rotina entre mudança, viagens, pacientes e faculdade, atrapalharam um pouco minha relação com meu Inbox. Sei que muitas mensagens foram perdidas ou esquecidas por causa disso. Para piorar, fiquei à mercê do Vivo Zap, que sequer tinha músculos para enviar emails com anexos mais pesados. Ser móvel ajuda muito, mas no meu smartphone, tenho sentido MUITA falta de um teclado externo para digitar textos mais longos. Resultado: só fui respondendo itens que exigiam respostas mais curtas. E sinalizando tudo para responder mais tarde, no notebook.

Eu uso e abuso dos recursos do meu Outlook, nesse sentido. Uso sinalizadores diversos, vinculo tarefas e contatos à mensagens, priorizo, categorizo, crio pastas e mais pastas, com nomes de pessoas, covênios, newsletters assinadas, instituições, lojas, tudo. Não jogo nada fora. Está no desktop e está no servidor. E na hora de sair à cata de alguma pessoa ou mensagem perdida, o Windows Desktop Search acha até agulha num palheiro. Impressionante como a busca do Windows melhorou tanto! Antes eu usava o Google Desktop ou o Copernic.

Ao longo dessa semana penosa, em que até internet banking ficou inviável, o email pessoal / odonto foi posto em dia, devagarinho, mas o do GSF virou um caos. Hoje, e nesse fim-de-semana, me entregarei à penosa missão de colocar tudo em dia. São 546 mensagens que ficaram para trás. Se até segunda-feira você não receber resposta de um email que porventura tenha me enviado, envie de volta pois ele deve ter ido para o cyberlimbo enquanto eu reconfigurava os filtros e o antispam.

Mas hei de cumprir essa árdua missão. Voltarei a ter uma relação saudável e feliz com minha Caixa de Entrada!

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