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abril 10, 2008
A importância do brainstorm semanal
É quase um ritual: no início de toda semana, deito na minha rede ou sofá com um bloco de anotações, canetas coloridas e smartphone para fazer o meu brainstorm semanal.
O brainstorm nada mais é do que botar no papel tudo o que temos para fazer ao longo da semana.No papel, faço um mind-map com todas as tarefas a executar. Aí entram reuniões, deadline de textos, palestras, emails, projetos, tarefas de faculdade, consultório e até afazeres domésticos, como supermercado.
Muita coisa já está no tasklist do PDA, portanto, basta eu acrescentar novos itens e, em seguida, encaixar tudo no calendário para que minha rotina flua sem stress. Cumprindo o calendário à risca, nada fica esquecido, e o que é melhor, sem atravancar a rotina diária. O que pode ser pior do que, durante o expediente de trabalho, você se afobar com dezenas de coisas a fazer, confiando apenas em sua memõria para executá-las... É esse o estresse que acaba com a vida de qualquer um nesses dias modernos, segundo David Allen.
No início do ano comentei aqui no blog que usava uma metodologia muito própria, uma adaptação de tudo o que aprendi com David Allen, Stephen Covey e Bruce Keener usando ferramentas com o auxílio da tecnologia móvel. O braistorm faz parte dessa metodologia, e transportá-lo para seu dispositivo móvel é ainda mais simples.
Se você usa Palm OS, os itens a fazer podem ser anotados a esmo no bloco de notas. Não se preocupe com datas nem sequências. Simplesmente faça um brainstorm, anote tudo o que lembrar. Depois, com o auxílio do aplicativo Snap!, cada item é transformado em tarefa com checkbox, compromisso no calendário, contato... ou o que você quiser. Enfim, é uma ótimo canivete suíço para converter notas, compromissos e tarefas um no outro. Nos Windows Mobile, minha dica é o Pocket Informant. A últim versão conta inclusive com gerenciador de projetos e personalizações avançadas de categorias.
Outra dica: categorize as tarefas por ação, e não por contexto. Explico: ao invés de criar categorias genéricas de tarefas com os nomes de "casa", "escritõrio", "faculdade" etc, crie categorias por ação. Isso é ótimo para quem é itinerante e passa o dia se deslocando. Eu criei categorias como "@telefone" para as todas as ligações que preciso fazer. Também tenho categorias como "@rua", para quando tenho que ir no mercado, banco ou correio, e "@bandalarga", já que não tenho conexão rápida. Assim, quando me conecto num hotspot, vejo todas as tarefas que demandam conexão rápida. Quando saio, vejo na categoria @rua tudo o que preciso fazer na rua. Na categoria @faculdade estão as idas a biblioteca e xerox (argh!) de aulas. E nos momentos em que sento no computador (já não passo o dia trabalhando na frente dele), vejo tudo o que preciso fazer diante dos teclados. Como trabalhos escolares, textos, planilhas, gravação de podcast etc. Não raro, mato tudo o que havia na categoria de uma vez e não perco mais tempo com coisas inúteis no computador, onde é comum muita gente se dispersar.
Um adendo: uma categoria @rua bem planejadinha o fará economizar gasolina e poupará tempo no trânsito.
Com todas as tarefas definidas, chega a hora de montá-las na agenda. Para autônomos e profissionais liberais, isso é fundamental para que a semana renda. Agende tudo o que precisa fazer na rua (e está na categoria @rua) para fazer tudo de uma vez. Separe uns minutos no fim de cada turno só para retornar ligações e emails. Não fique checando seu inbox o tempo todo e não interrompa seu trabalho e concentração com telefonemas. Mantenha seu programa de emails fechado e habilite, no telefone, serviços de caixa postal, redirecionamento e afins. E defina as horas do dia em que se dedicará só a isso.
Experimentem essas dicas, Vocês não imaginam como ganharão tempo com elas!
Por causa de minhas viagens, palestras e provas na faculdade, todo início de mês faço junto com o braistorm semanal o mensal, já para reservar na agenda datas de eventos que exijam planejamento prévio com bastante antecedência. Isso ajuda a fazer os preparativos das viagens com calma, a planejar os dias de estudo e revisões para a faculdade e a definir os dias de atendimento a pacientes, sem ter que ficar desmarcando tudo depois. O brainstorm mensal também é útil para quem faz tratamentos de saúde, treinamentos esportivos, participa de congressos, enfim, trabalha com agendamentos com muita antecedência.
postado via gprs / edge
Escrito por Bia Kunze em Vida Sem Fio em abril 10, 2008 04:06 PM
Citações
Endereço para citar este post:
http://www.odontopalm.com.br/cgi-local/mt-tb.cgi/1371
IMPORTANTE: escrevam nos comentários somente o que estiver dentro do assunto do post. Dúvidas genéricas sobre outros assuntos, mandem-nas para: bia arroba garotasemfio.com.br. Obrigada!
Bia, gostei muito do post, porém eu preciso é de muita disciplina para manter tudo isso.
Depois acredito que a coisa flua.
bjos
Escrito por Jane PTM em abril 10, 2008 05:34 PM
Bia, tem como postar um exemplo deste seu Brainstorm ?
Eu to precisando desesperadamente de algo para me organizar :S
Escrito por Rodrigo Reis em abril 10, 2008 06:21 PM
Realmente otima Dica.
Trabalho em uma concessionaria de veiculos e meu dia as vzs passa tao rapido e fiz tanta coisa ...
mas como não planejo direito muitas vezes no fim do dia percebo q esqueci de retornar a um cliente..isso acarreta em perder uma venda por um telefonema que náo foi dado na hora certa..
Escrito por Pedro Henrique Dutra em abril 10, 2008 06:36 PM
Ah Bia
eu tenho um blackberry curve 8320
pode indicar algum programa ou dica??
E depois da novela da VIVO estou online pela TIM...
beijos sem fio
Escrito por Pedro Henrique Dutra em abril 10, 2008 06:38 PM
Realmente um brainstorm é altamente necessário pra organização nos dias atuais, onde não basta somente uma agendinha e um bloco de notas.
Uma coisa que gosto muito de fazer, é além de criar 'notas' e 'tarefas' no celular, é anotar tudo na lousa,que fica praticamente na minha cara, pois é pendurada na parede logo atrás da minha mesa, que aliás, é onde fico 90% do meu dia, assim, anotando tudo com datas, prazos e horários, não tem como perder nada.. sem contar os lembretes por e-mail..
Escrito por Thiago Paes em abril 10, 2008 07:33 PM
Ainda uso meu ZIRE 21,vou ler sua reportagem na revista WindowsVista para decidir a compra do meu novo organizador.
Escrito por Ricardo Vieira em abril 10, 2008 07:58 PM
Bia....
Vc indicaria algum programa para o EEE?
Agora levo ele pra todo lugar (ou quase).
Por falar em dicas...vc conseguiu olhar aqueles smartphones da asus que eu te mandei no link?
Achei otima a dica do Brainstorm...da pra comecar a entender como vc consegue ser tao produtiva hehehe.
Abracos
Escrito por kaka em abril 10, 2008 08:36 PM
Caramba Bia,
Muito irada a dica, realmente digna de livro...hehehe! Eu costume fazer um quando vou durmir mas é uma bagunça, agora vou organiza-lo direito!
Valeu!
Escrito por Kennedy em abril 10, 2008 09:33 PM
Além de um excelente exercicio mental, te ajuda a manter sua vida bem organizada!
Aprendi sobre isso em algumas aulas na faculdade! Mas as dicas realmente são excelentes!
Escrito por Sr. Alves em abril 11, 2008 12:43 AM
Bia, dá uma pesquisada (mas você deve conhecer) Getting Things Done (GTD).
Tem aqueles xiitas que detestam siglas ou "normas", mas assim como "Desenvolvimento Ágil", não é nada do tipo a seguir à risca, mas formas de organização.
O interessante é que existem livros, sites e também plugins para o Firefox para adaptar o uso usando o Gmail por exemplo, em particular eu estou aplicando o uso no Remember the Milk.
Atenção, não confundir com mais uma forma de agendar, estou comentando pois achei bem parecida com a sua filosofia de brainstorm. :)
Escrito por Richardson (Vix) em abril 11, 2008 11:09 AM
Olá Garota sem Fio,
Excelente post. Uso o GTD, mas criar um hábito de fazer brainstorm e colocar tudo em ordem é excelente.
Gostaria de perguntar se você recomenda algum aplicativo para Symbian nesse escopo de atividades e GTD.
[]'s
Escrito por Eduardo Otubo em abril 11, 2008 12:04 PM
Obrigada pelas dicas, essa da lousa é bem interessante! Você mantém o foco, o que é fundamental.
Vou desenvolver mais esse assuntos em próximos post, mas nas palestras é bem mais simples explicar a dinâmica desse tipo de organização. Quem sabe num videocast? :)
Vou pesquisar soluções também para Symbian e Blackberry.
Escrito por Bia Kunze em abril 11, 2008 01:04 PM
Além da organização, isso me trouxe noites de sono. Fazendo diariamente, é claro.
Como tenho uma vida muito atribulada, tinha muita dificuldade para dormir, até que um dia ao invés de receitar Rivotril, Aprazolan e etc., um médico sugeriu que ao ir dormir, já na cama mesmo, naqueles minutos em que você fica esperando o sono chegar (os dias que o Morpheus já tiver te abraçado não precisa) pegue um bloco de anotações ou agenda e coloque nele todos os compromissos do dia seguintes e idéias que você tiver na cabeça. Isso alivia a cabeça e você dorme muito mais fácil, e melhor. Eu coloquei um pouco de tecnologia na idéia básica e passei a conferir a agenda do dia seguinte, lançar tarefas, compromissos e anotações no Smartphone, o efeito é fantástico, passei realmente a conseguir dormir muito melhor. Passei, inclusive, a fazer anotações de pequenos detalhes das aulas que tive naquela noite, que inclusive melhoram meu desempenho nas provas, pois não sou muito de estudar em casa e não anoto nada nas aulas, deixando tudo por conta da memória.
Antigamente eu usava muito o "toró de parpites" só em reuniões mesmo...
[]s,
Jordaum
Escrito por Jordaum em abril 11, 2008 01:47 PM
quando será a palestra ? vou levar uma caravana aqui de Campinas.
trablhamos com vendas e organização é tudo...
e nesse ramo quem se desorganiza deixa de ganhar...
Escrito por Pedro Henrique Dutra em abril 11, 2008 02:48 PM
e para o Blackberry tem algum programa pra me ajudar a fazer o brainstorm??
Escrito por Pedro Henrique Dutra em abril 11, 2008 03:13 PM
Bia, não tenho dificuldade pra dormir, como o Jordaum (pelo contrário, tenho dificuldade pra ficar acordada rsrs), mas tenho sentido dificuldade pra fazer o tempo render. Às vezes consigo fazer 20 coisas num dia só, mas às vezes o dia acaba sem que eu tenha feito nem metade do que era necessário. Comecei a implantar sua idéia do brainstorm, mas com algumas adaptações. Minha memória (a do cérebro mesmo) é muito ruim e posso acabar esquecendo algo importante se o brainstorm for semanal. Por isso, desde ontem comecei a fazer anotações no momento em que lembro de algo. Pra isso resolvi usar o celular Nokia novo http://dizeroque.blogspot.com/2008/04/nokia-novo.html em vez do smartphone Qtek, já que o celular passa mais tempo na minha mão do que o Qtek. Estou na fila na Justiça e lembro de alguma coisa, anoto na hora, estou no ônibus, anoto também. O Symbian tá ajudando bastante nisso, mesmo usando apenas o organizador que veio instalado. Se você descobrir um programa melhor, avise.
Bjs
Escrito por Pumpkin em abril 11, 2008 03:15 PM
imagino sua tempestade bem organizada.
Eu uso o gravador do celular.
Escrito por Milton Toshiba em abril 11, 2008 10:52 PM
Muito bom... tambem faço minha lista de afazerem semanais.. mais geralmente ela eh muito confusa... vou utilizar essas dicas apartir de agora....
Escrito por Vinicius Castoldosh em abril 12, 2008 10:13 AM
Ja comecei a usar o tasklist fulltime
qq coisa a fazer q eu lembre ja anoto e automaticamente vira compromisso na agenda..ja notei melhorias
Escrito por Pedro Henrique Dutra em abril 12, 2008 11:05 AM
è fundamental fazer um organização prévia do que voce quer fazer no dia seguinte/semana/mês.
Com certeza voce vai ter menos stress, ser mais eficiente e evitar um monte de frutração.
Mas fazer esse planejamento exige muita disciplina
Escrito por rafael em abril 12, 2008 05:50 PM
Bia,
Você sabe de algum aplicativo para organização no iPhone ?
Beijos
Escrito por Márcio em abril 15, 2008 12:16 AM
Se mais pessoas adotassem esse método, teria menos problemas aqui no trabalho......
Escrito por Bruna Pazinato em abril 15, 2008 04:13 PM
Bia, amei!!!
Vou tentar ser menos desorganizada!!!
Até sumi do twitter de tantas tarefas que faço, quem sabe agora depois da sua dica eu não apareço mais por lá?!?! hahaha
Bjokas!!!
Kaká
Escrito por Kaká Visconti em abril 15, 2008 06:37 PM
Bia, será que você não confundiu ação, contexto e categoria? Comentários: http://www.peqno.com/bia170
Escrito por Enoch em abril 16, 2008 06:18 PM
Bia, mais um no aguardo de soluções for symbian.
Escrito por Cicero em abril 21, 2008 03:48 PM
Bacana, Bia
Uso o today nativo do meu symbiam(n70) e dá conta do recado tranqüilo, vai de tudo lá, aniversário, contas com valores,etc, etc..)de longe é o aplicativo que mais us (e lha que é nativo hein?? Rssss)
Abraços
Escrito por mark em abril 24, 2008 10:19 PM
Bacana, Bia
Uso o today nativo do meu symbiam(n70) e dá conta do recado tranqüilo, vai de tudo lá, aniversário, contas com valores,etc, etc..)de longe é o aplicativo que mais us (e lha que é nativo hein?? Rssss)
Abraços
Escrito por mark em abril 24, 2008 10:22 PM
Realmente muito boa essa maneira sua de organizar a semana, ainda mais levando em consideração a sua vida intinerante. Só não entendi a diferença de contexto e ação, afinal @telefone é um contexto ou seja quando você estiver com um telefone disponÃvel. Fora isso, gosto muito da idéia de brainstorm com mindmap, acho realmente produtivo.
Todos poderiam organizar a semana como ou próximo de como você faz, terÃamos muito menos problemas ou quase nada ... :)
Escrito por Raphael de Bem em maio 9, 2008 12:52 AM