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agosto 27, 2008
GTD prático em dispositivos móveis
Vira e mexe eu comento aqui no blog sobre o "método GTD" de gerenciar minha vida com auxílio da tecnologia móvel. Então, decidi fazer um resumão do método GTD voltado para quem usa dispositivos móveis, com dicas para quem quer se organizar melhor.
Recomendo a leitura do post "A importância do brainstorm semanal" como complementar a este.
Antes, é bom deixar claro que há várias maneiras de implementar na sua vida o GTD, ou Getting Things Done - metodologia criada a partir de um livro homônimo de David Allen, que aqui no Brasil ganhou o nome de A Arte de fazer Acontecer). O que mostrarei aqui é uma simplificação, aplicada a usuários de tecnologia móvel: PDAs, smartphones e afins. Baseio-me em meus 8 anos de experiência de uso desses dispositivos para trabalhar.
Também deixarei os aplicativos de terceiros de lado. As dicas aqui valem para todos os dispositivos móveis, incluindo o Palm mais simples, usando os aplicativos nativos de Calendário e Tarefas. Mesmo num modelo mais antigo e "pelado", dá para se organizar direitinho. A chave é saber implementar. Tire o Palm velho da gaveta e mãos à obra!
1. Crie o hábito
Sem essa de anotar compromissos e tarefas em papéizinhos e post-its para "colocar no seu dispositivo móvel depois". Minha experiência mostra que você não colocará em seu dispositivo móvel depois. Habitue-se a anotar suas tarefas no Tasks e seus compromissos no Calendar tão logo eles surjam.
2. Tarefas e projetos
Segundo o GTD, é preciso seguir uma ordem na execução de suas tarefas diárias, desde a coleta das informações até o fazer. David Allen prega que não classifiquemos nossas tarefas por prioridade. Deu muito certo quando parei de usar as opções de prioridade que vêm nativas em Palms e Pocket PCs: baixa, normal ou alta. Meu dia de trabalho começou a render de verdade. Aboli aquelas malditas exclamações vermelhas da minha vida!
Há ainda os "Projetos". "Projetos" diferem de "tarefas" por requerem um conjunto de ações. Por exemplo, "criar um blog" é um projeto (pois tem várias etapas de execução), ao passo que "levar Totó para banho" é uma tarefa. É interessante usar o campo "notas" para definir as prováveis "próximas ações" de um projeto, que futuramente se transformarão em tarefas individuais.
3. Classificando
Todo sisteminha móvel permite que você crie categorias para suas tarefas. Esqueça as categorias padrão que vêm neles, geralmente "pessoal" e "profissional", que, na minha opinião, desviam o foco do que realmente importa. Ao invés disso, use os contextos. Por exemplo, para as coisas que você tem que fazer em casa, crie a categoria @casa. Para as coisas que requerem computador, crie a categoria @computador. Para as coisas do escritório, @escritorio. Para as coisas que você precisa fazer na rua, @rua. Para as ligações, @telefone. E por aí vai, cada um cria seus contextos de acordo com sua rotina de vida. O tempo que se ganha realizando tarefas por contexto é absurdo. Antes de usar esse método, eu usava as prioridades e boa parte do meu dia ia embora com deslocamentos desnecessários. Por exemplo, marcava como importante "ir no correio" e "escrever relatório" e os fazia primeiro, junto com todos itens de alta prioridade. Quando partia para os itens de média prioridade, via que tinha que "comprar cartucho de impressora"... Coisa que já podia ter feito quando estava na @rua, a caminho do correio!
Só é bom cuidar com a quantidade de categorias criadas; em alguns sistemas de PDAs, há um limite de 14. Portanto, planeje bem.
4. Calendário
Se determinado item tem data e hora para ser feito, ele é compromisso. Caso contrário, é tarefa. Lugar de compromisso é no Calendário. Não nas tarefas!
Durante meu planejamento semanal, depois de definir as tarefas e projetos dos próximos 7 dias, eu costumo reservar um período na semana para fazer tudo que é @rua, agregando tarefas ao calendário. Por exemplo, se marquei manicure quinta às 17h, item que exige deslocamento, já reservo a tarde de quinta para as demais tarefas @rua da semana: ir ao banco, correio, comprar coisas... Claro que antes da manicure, senão detono o esmalte... :) Se na quarta eu tenho médico às 16h, e eu sei que o consultório é perto de outros lugares que preciso ir, ou, pelo menos é caminho, já marco tudo para o mesmo dia. Pois é... hoje temos que considerar até o trânsito em nosso planejmento!
Notem que um planejamento nos mínimos detalhes é imprescindível para que a semana renda. Manter calendário e tarefas em sintonia só é possível a partir de um planejamento semanal bem feito. Eu faço isso aos domingos, ou na sexta de tarde, dependendo da semana, já que viajo muito.
5. Esvaziar a mente
O planejamento semanal é o momento em que você precisa esvaziar a mente. Jogar tudo no papel, para depois organizar. Eu uso os mind-maps para "esvaziar a mente". Uma vez que tudo está numa folha de papel, tenho um panorama geral de como será minha semana. Só depois ligo meu dispositivo móvel e passo a colocar itens nas "Tarefas" e organizar quando as farei no "Calendário", conciliando com coisas previamente agendadas. Ainda uso o papel para elaborar os mapas mentais, pois muitas vezes gosto de ter tudo fixado num mural, à vista de outras pessoas envolvidas, como marido, família e assistentes de trabalho.
Estou preparando um post só sobre mind-mapping para ajudá-los a entender um pouco como funcionam. Publicarei essa semana ainda.
6. Delegando
Todas as tarefas que preciso delegar vão para a categoria @delegadas, pois assim mantenho controle na cobrança de sua execução.
7. Sincronismo
É importante não esquecer de sincronizar tudo sempre, para manter seu computador e seu dispositivo móvel sempre atualizados. Como backup nunca é demais, recomendo que se crie ao menos uma continha Exchange gratuita para ter tudo sempre disponível online, acessível de qualquer computador. Recomendo o Mail2web. Funciona com Palms, Windows Mobile, Blackberry, Symbian e iPhone. Indispensável para profissionais móveis ultra-aterefados (e quem não é?), eu simplesmente não vivo sem Exchange há pelo menos 3 anos.
5. Transforme o inbox do seu Gmail
Isso acontece muito comigo: alguns boletos de contas a pagar chegam por email, bem como matérias para ler ou revisar e propostas de projetos para elaborar. Cada email desses é uma tarefa. Que tal transformar seu inbox num gerenciador de tarefas? Se você usa o Gmail, vai gostar muito do GTD Inbox. Como ele é um plug-in para Firefox, dá para usar em computadores de quaisquer sistemas operacionais. Seu webmail ficará muito mais produtivo, organizado e interessante. Mas o assunto "gerenciamento de emails usando GTD" ficará para um próximo post. Aguardem ;)
Pesquise preços de: livros de David Allen, Pocket PC, Palm
postado via 3G
Escrito por Bia Kunze em Produtividade em agosto 27, 2008 07:01 PM
Citações
Endereço para citar este post:
http://www.odontopalm.com.br/cgi-local/mt-tb.cgi/1419
IMPORTANTE: escrevam nos comentários somente o que estiver dentro do assunto do post. Dúvidas genéricas sobre outros assuntos, mandem-nas para: bia arroba garotasemfio.com.br. Obrigada!
Mais um post, para ser favoritado e lido sempre que necessário. :)
Escrito por @le em agosto 27, 2008 08:30 PM
Obrigada, @le! Sei que o pessoal tá comentando que estou postando menos, mas tenho priorizado o conteúdo, agregando mais coisas em menos posts. Aos poucos a vida vai voltando ao normal, e agora, casada, procurarei manter o ritmo de 4 a 5 posts por semana.
Mas para quem quer "me ler" mais, sugiro que me acompanhem no Twitter: www.twitter.com/garotasemfio. Novidades em aplicativos móveis, minha opinião sobre aparelhos, comentários sobre a vida móvel em geral, lançamentos... publico "quentinho" lá. A instantaneidade é tudo, o Twitter se encaixa perfeitamente no meu ritmo de vida acelerado.
Escrito por Bia Kunze em agosto 27, 2008 08:38 PM
Bia,
salvou a minha vida com esse post! Sempre que eu te via falar de GTD eu ficava tentado a comprar o livro do David Allen, mas sempre acabava deixando pra depois. Vou salvar esse post aqui no computador, pra não perder nunca!
Que venha o post dos mind-maps! :-)
Parabéns pelo blog!
Escrito por Gustavo em agosto 27, 2008 09:34 PM
Ótimo post Bia!
Vou tentar seguir isso, pois sou muito dispersivo e sempre acabo sem fazer muitas coisas.
Só uma correção, depois da dica "7", tu colocou "5" de novo ^_^
Escrito por Rafael T. em agosto 27, 2008 09:59 PM
Otimo Post Bia.....
Vou tentar me organizar mais uma vez hehehe....acho que mais mastigadinho do que vc deixou agora impossivel hehehehehehe
Escrito por kaka em agosto 27, 2008 10:06 PM
Bia,
Mais um post matador ! Agora só falta o de Mind Maps !
Parabéns !
Te cuida David Allen ;o))
Abraços,
Escrito por Paulo em agosto 27, 2008 10:08 PM
Valeu Bia!
Peguei o texto do David Allen sobre como ele usa o Palm para gerenciar os afazeres, acabo usando o Remember The Milk no PC, com o plugin do GMail e um outro Widget q eu desenvolvi para usar no pc tb...e sincronizando ele com o Blackberry!
A produtividade aumentou bastante! nao esqueço mais o que fazer nem pra quando é!
Valeu Bia!
Escrito por Mauro Neto em agosto 27, 2008 10:17 PM
Agora é vencer a preguiça e mandar ver...
Escrito por alexandre em agosto 27, 2008 10:31 PM
Já que vc tem dando ênfase e brainstorm cerebral, poderia comparar os programas para Wm, Symbian e Blackberry que podem contribuir para o Método GTD.
Escrito por alexandre em agosto 27, 2008 10:33 PM
um dos melhores posts que ja vi por aqui. produtividade eh td, e a mobilidade vem pra ajudar isso. conciliando os dois somos mais felizes hehe. abraço
Escrito por rafaeldw em agosto 27, 2008 11:26 PM
hHA euHAEUHAEU AE ... show de bola a parte dos contextos Bia. Mandou benzaço. Abração.
Escrito por Léo Hackin em agosto 27, 2008 11:59 PM
Simplesmente frustrado, o N95 não permite criar categorias, agora to fuçando no handandgo pra ver se acho algo bom pra substituí-lo
Escrito por Ostrock em agosto 28, 2008 01:07 AM
Foi usando as dicas da Bia anteriores a essa que eu comecei a usar a agenda e o calendario do meu HTC pra alguma coisa util e gracas a esse aprendizado hoje tenho a chance de dizer:
FELIZ NIVER BIA (semfio) KUNZE!!!!!!!!!!!!
Fui lembrado do seu niver logo que o relogio virou a meia noite....aprendi isso com vc hauhauhauahuahaua
Escrito por kaka em agosto 28, 2008 01:12 AM
Excelente Bia!! Parabéns...
Escrito por Sr. Alves em agosto 28, 2008 03:39 AM
Bia, por favor, voce falou sobre conta exchange gratuita.... onde adquiro uma? naquele web2mail?
grato
Escrito por Code Monkey em agosto 28, 2008 09:40 AM
Parabéns menina(ou garota).Muito jovem e muito futuro,como dentista ou consultora? será que podemos ter duas identidades como o super-homem.
vc é um a super garota. VALEU.
Escrito por Ricardo Vieira em agosto 28, 2008 10:35 AM
Muito bom resumo esse seu post. São dicas muito úteis e cada vez mais necessárias no nosso dia corrido e cheio de compromissos.
Ah, feliz aniversário!!
Escrito por Alexandre Custódio em agosto 28, 2008 11:00 AM
Bia, quanto custou a consultoria gratuita? :-D
Muito boa a dica do GTD Inbox. Será muito útil para algumas pessoas que conheço. Abraço e feliz níver!
Escrito por Alexandre em agosto 28, 2008 11:35 AM
Oi, Bia! Dias desses, no twitter, te perguntei o que vc sugeria pra melhorar minha produtividade, utilizando o Windows Mobile. Vc não me respondeu. Magoei... rs. Mal sabia eu que tudo viria tão bem explicadinho em forma de post. Já entendi. Nada de twitter, o canal é aqui. Bjos! =)
Escrito por Ane Bason em agosto 28, 2008 11:40 AM
Feliz Aniversário, Bia!
Mais um post ultra esclarecedor. Como eu te falei no meu e-mail: Suas dicas me ajudaram a melhorar o andamento da minha vida pessoal e profissional. Obrigado!
Estarei esperando o post sobre mapas mentais.
Bjos
Escrito por Mau Camus Oliveira em agosto 28, 2008 11:51 AM
Ótimas dicas... obrigada!
Ah, parabéns :)
Maysa
BH
Escrito por Maysa em agosto 28, 2008 12:52 PM
Parabéns pelo seu dia Bia. Fantástico post! Estou tentando usar o meu windows mobile 5.0 do meu Samsung i321n, porem não tem as categorias nem notas, achei ele muito simples, você indica algum programa gratuito?
Escrito por Rudolfh Bantim em agosto 28, 2008 01:39 PM
Bia,
Muitas felicidades!
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Este post veio em uma boa hora. Já havia lido o post antigo seu sobre o brainstorm semanal, mas...cmom bicho homem...é difícil vencer a preguiça.
Vamos tentar pois passa a ser uma questão de sobrevivência. Muito obrigado.
Escrito por SERGIOS em agosto 28, 2008 02:49 PM
Parabéns Bia. Faço minhas as palavras do meu xará acima e de todos!!! Desejo um pote recheado de muita saúde, paz e amor!!! Bjkas, Kaka
Escrito por Kaka Freitas em agosto 28, 2008 03:18 PM
Bia, excelente post! Estou colocando em dia os podcasts atrasados e sempre ouço você falar no gerenciamento do tempo. Com este texto ficou tudo muito bem explicado. Obrigado!
Também quero deixar aqui registrado meus parabéns pelo seu niver!
Escrito por Sérgio Shiguti em agosto 28, 2008 03:49 PM
Opa! Feliz aniversário!
Escrito por Alexandre em agosto 28, 2008 09:48 PM
Feliz Niver!! Muito boa sua dica, vou tentar usar. Não sei se você conhece a Triad e leu o Livro Você Dona do Seu Tempo? Eu to aplicando o método deles e pra mim deu um ganho bem legal, eu to acompanhando a evolução da minha tríade toda semana. Mas não vi nada ainda deles para Pocket. Vc tem alguma dica sobre isso?
Escrito por Juliana em agosto 28, 2008 11:36 PM
Excelente post! Feliz aniversário!!!
Escrito por Gabriel em agosto 28, 2008 11:50 PM
uma ferramenta bem interessante de GTD para Iphone/Ipod Touch é o WhatTasks ($5). Primeiro App Brasileiro a entrar no App Store, aplica bem a metodologia GTD de maneira simples e organizada. Estou mais produtivo por usar o método GTD junto desse App. pena que não da pra sincronizar
Escrito por camilo vitorino da costa em agosto 29, 2008 01:42 AM
Olá Bia, me desculpe mas ontem não pude deixa um comentário te parabenizando!!!!!1
Feliz niver Bia!
Muita saúde, paz, prosperidade e muito podcast!!!
hehehe
Escrito por Paulo Lima em agosto 29, 2008 02:06 PM
Como você registra o que não é tarefa nem compromisso? Digamos que se queira criar o hábito de se alimentar com mais saúde, por exemplo.
Escrito por Daniel de Oliveira em agosto 29, 2008 03:26 PM
Tô até vendo o Kaka indo na manicure!
hi hi hi
Escrito por Jaboatão em agosto 29, 2008 05:14 PM
heh heh heh
feliz aniversário, e um belo texto, umas das melhores introduçções sobre produtividade geral que eu já vi, simples e direto ao ponto.
Escrito por erico em agosto 29, 2008 05:56 PM
Oi Bia, mais uma vez parabéns pelo excelente trabalho que você vem fazendo todos esses anos.
Sobre o post, eu gostaria de saber que software você recomenda? Se for free melhor ainda! Estou usando um Nokia E61i exatamente com a intenção de organizar-me, mas notei que algumas dicas suas eu não posso implantar de imediato. Por exemplo: não tenho a opção de categorizar as meus compromissos ou notas. As opções são restritas a reunião, Memo, Data Especial e Atividade. Abraços...
Escrito por Moshe Dayan em agosto 30, 2008 01:16 AM
Isso sim é a Garota Sem Fio!!!
Fico muito feliz em ver que a Garota Tim Fio foi deixada de lado... É fantástico ver a Bia de volta, deixando de lado a Tim, não falando mal da Claro, ou seja, caiu o "muro das lamentações" e voltou a vida sem fio
Parabéns!!! Volto a ser seu leitor diário!!!
Escrito por Rick em agosto 31, 2008 02:22 AM
Olá bia, tudo bem?
Estou enviando esse recado pra te comunicar que coloquei seu site na minha lista do Blogday 2008 (dia internacional do blog).
Ajude a causa blogger também, escreva para seus visitantes 5 blogs que você recomenda.
E não esqueça de visitar o meu... http://soulthrash.blogspot.com
Escrito por Sputnicker em agosto 31, 2008 02:36 AM
Estou no início do programa de salvação da minha alma (perante a família e amigos que me acham um desastre ambulante). Por enquanto eu vejo a lista de tarefas e compromissos na tela no telefone, faço algumas coisas e adio outras. Fico um pouco chateada por não dar conta de tudo. Mas já sinto que estou fazendo mais do que fazia antes. É questão de tempo espantar a preguiça de uma vez!
Escrito por Aline em setembro 15, 2008 04:35 PM
Excelente Post! Parabéns Bia, essas dicas valeram em muito. Sempre tive dúvidas de como utilizar as "famigeradas" categorias desses sistemas de agendas e tarefas. Costumava organizar por assunto, seguindo tua dica vou passar a classificar por LOCAL. Agora é colocar as "mãos à obra" e seguir em frente! Parabéns!
Escrito por Luiz Souza em setembro 19, 2008 01:38 PM
Comprei um Blackberry, uso muito as ferramentas do Google, já usastes o Google Sync for Mobile?
Escrito por Luiz Souza em setembro 19, 2008 02:17 PM